一つの仕事の始めから終わりまで、あとで作業の流れが追えること・誰が見てもわかりやすいことを第一にフォルダ構成を考えています。
今はだいたいこんな感じです（「」はフォルダ名です）。
「日付_内容」
-「01_受取」
・受け取ったまんまのデータを入れる
・受け取ったときのメールをPDFで保存する（電話であればその日付と内容をテキスト保存）
-「02_作業」（細かく分ける場合は下に階層を作る）
・実際に作業したファイルを入れる
・最終的なファイルは必ずわかるようにしておく。（コピーは残さない）
-「03_納品」
・納品したデータを入れる
・納品したときのメールをPDFで保存する（必ずメールで相手に送って履歴を残す）
どんな仕事も「受け取り～作業～納品」とざっくり分けておくことでほぼ同じ形式で通用します。
納品先から問い合わせがあったときは「納品」ファイルのデータを見れば真偽が一発だし、根拠を調べたい時は「作業」フォルダを追っていけば途中で何が行われたのか原因を発掘しやすいです。
さらに「受取」フォルダに受け取ったままのファイルを取っておくことでだいたいのトラブルが解決します（意外と「もともとに原因があった」というのが多い）。
みんなやっていることかもしれませんが、このシンプルな形が一番負担なく、どんな方でも実践しやすいかと思います。
どんな仕事も同じようなフォルダ構成にしておくことで余計な混乱が起きません。
余裕があれば、一番上の階層のフォルダ直下に、作業内容を記したエクセルファイルを配置しておきます。
同じような作業を別日または別の担当者が作業することになったときに手順を把握できて便利です。
基本的に誰でも作業できるようにしておくのは己を助けると思っています。
知識はどんどん共有して、だれがいつ抜けても仕事が回るようにするのが理想です。
