仕事で地味に役に立つエクセルの機能があります。
それは、「セルを結合しないで、選択範囲の中央に文字を表示する方法」です。
エクセルにおいて、セルを結合する行為は敬遠されます。
ちょっとした書類(見栄え重視)ならいいと思いますが、エクセルをデータとして加工することが多い場合、セルを結合しているとしばしば厄介なことになります。
列の入れ替えができなかったり、追加や削除でフォーマットが崩れてしまったり…
ちょっとしたことですが、自分の扱うエクセルにセルの結合が多用してあると、ちょっとげんなりします。
とはいえ、エクセルのいいところは、データ処理がしやすく、かつ視覚的にわかりやすいことだと思います。
データを加工して、そのまま書類として提出するときは、わかりやすく書式などを整えることも大切です。
セルの結合はしたくないけど、複数のセルの中央に文字列を配置したい!そんな場面は意外と多いものです。
そんな時は「セルの書式設定」をつかって対処します。
例えば、以下のように複数の見積もりをまとめたようなエクセルがあるとします。
いろんな見出しがセルを結合されてて「うわあ…」てなりますが、とりあえず今回は赤線で囲った「令和3年度 ○○管理システム 見積一覧表」「見積り」という見出しを、セルの結合を解いて、「セルの書式設定」で同じ配置にしてみます。
まず、セルの結合を解きました。
中央に表示させたい範囲のセルを選択します。
そのまま右クリックし、「セルの書式設定」をクリック。
「配置」タブを開きます。
「文字の配置」の「横位置」が、通常「標準」になっています。
「標準」から「選択範囲内で中央」に変更します。OKボタンで戻ります。
すると、セルが結合されることなく、選択範囲の中で中央に文字が配置されます。
同じように、「見積り」という見出しも設定してみます。
上記のように、A社とD社の位置を入れ替えたり、間にE社を入れたり、いろいろ変更が多そうな列にはなるべく結合を使いたくないので、このような方法を使用します。
自分で扱うエクセルもそうですが、データを加工する担当者が別の人だったりすると、この配慮をしておくだけで格段に扱いやすいデータとして渡すことができます。
自己満足かもしれないですけどね。
また気が向いたら、エクセルのちょっと地味だけど便利な使い方を記録していきたいと思います。